La comunicación se define como la transmisión de señales mediante un código común al emisor y al receptor, o como el intercambio de ideas a través del espacio, usando un lenguaje común a ambas partes.La comunicación puede estar presente en muchas situaciones, sin embargo no puede calificarse como efectiva hasta que logra los resultados esperados, o sea que haya sido comprendido el mensaje por el receptor en forma similar a la intención del emisor.
Dentro de un equipo gerencial, la comunicación es un factor esencial para el desarrollo de las actividades cotidianas, y cuando ésta es deficiente o no efectiva, provoca que el equipo pierda fuerza, orientación y coordinación, reflejando estos problemas a las distintas áreas de la organización, convirtiéndose en un gran riesgo para la misma.
Algunas de las principales problemáticas que se presentan son:
A) Problemas de coordinación e integración.
B) Fallas por la duplicidad de interpretación de los mensajes, es decir, que no se entienda lo que el emisor quiso decir, lo que genera órdenes e instrucciones ignoradas, malinterpretadas y/o mal ejecutadas.
C) Desacuerdos y disminución en la armonía y rupturas en la relación, lo que afecta la calidad del compañerismo y la falta de verdadera comprensión del grupo.
D) Conflictos ocasionales, rutinarios y/o graves y persistentes.
E) Fallas en el servicio al cliente provocadas por la deficiencia en las habilidades de comunicación de los gerentes, supervisores, ejecutivos y personal en general.
Los motivos por los cuales surgen estos problemas de comunicación son distintos, sin embargo dentro de las organizaciones nos encontramos con razones que se repiten constantemente y que se vuelven las causas principales de que la comunicación no sea efectiva.
A continuación enlistaremos algunas de ellas:
A) Ignorancia en el tema de la comunicación efectiva y sus procesos
B) Malentendidos en el tema: Conceptos mal transmitidos y/o mal comprendidos.
C) Datos Falsos (cualquier información falsa sobre el tema)
D) Problemas Psico-emocionales entre los miembros del equipo. Esto sucede cuando a pesar de la teoría y el conocimiento que pudieran tener los gerentes, son dominados por su stress, el ego y/o sus desequilibrios emocionales o traumas.
E) Las posiciones jerárquicas de poder y sus manifestaciones. Por ejemplo “lucha de poderes”, envidias, influencia de terceros en relaciones armónicas de algún ejecutivo con los líderes o los dueños, ambición desmedida de demostrar el poder, actitudes prepotentes, etc.
Cuando estas situaciones están presentes, la comunicación no fluye, ni es efectiva en ningún sentido, ya que no se generan resultados positivos en el proceso de envío y recepción de mensajes.
Cuando esta mala comunicación se presenta dentro de equipos gerenciales, las estrategias y planes de la organización se ven estancados, lo que puede generar graves consecuencias en la empresa.
Es por eso que es de gran importancia poder identificar cuando los equipos de trabajo están teniendo mala comunicación, lo que es posible hacer en ocasiones, cuando los gerentes comparten algunos hábitos negativos como son:
A) Individualismo e introversión, en lugar de sentir al equipo como una parte integrada, se opera de manera individualizada; en lugar de que el personal esté extrovertido, en el presente y CREANDO, se ven y sienten introvertidos causando muy poca producción verdadera.
B) Divisionismo: Separación del equipo en varias partes (sub-equipos) a veces compitiendo unos contra otros.
C) Represión, inhibición o detención de información vital, es decir, la Información que debería llegar al punto B, muchas veces no llega. Y cuando sí lo hace, no se entregan las respuestas de regreso adecuadas (Acuses de Recibo).
D) Conflictos internos, chismes y una gran cantidad de problemas interpersonales.
E) Bajos niveles de producción y estado de ánimo del personal.
F) La Empresa en lugar de expandirse, ¡se CONTRAE!
Este tipo de equipos y organizaciones son desorganizadas, no logran sus metas y objetivos, además de que en su interior se genera un sentimiento de insatisfacción, el cual puede incluso verse reflejado en el servicio que se le ofrece a los clientes. Por el otro lado, cuando la comunicación es clara, efectiva y fluye dentro de los distintos puestos y personas, el ambiente es completamente distinto, lo que facilita que se cumplan las metas propuestas por la Dirección. Los equipos funcionan excelentemente coordinados, integrados, con un gran compañerismo, siendo un equipo verdadero y con una moral y estado de ánimo muy altos. Los Líderes, Directivos, Supervisores Ejecutivos y Personal de todos los niveles muestran respeto, armonía, acuerdos, comunicación y comprensión en y hacia TODOS los miembros del equipo.
Las metas de producción son cumplidas, con líneas de Comunicación y producción fluidas y rápidas, un ambiente agradable, seguro, lleno de calidez humana donde es muy placentero estar. La retención del personal es estable, e incluso personal externo que se entera de estas bondades quiere pertenecer a este tipo de Equipos y Empresas. Se refleja una excelente calidad en el servicio, abundancia, y un constante desarrollo y expansión.
5 PASOS INICIALES PARA ESTABLECER UN
BUEN PROCESO DE COMUNICACIÓN EFECTIVA
EN UNA ORGANIZACIÓN :
1. Pasar al personal por “Las Rutinas del Entrenamiento en Comunicación”, que son ejercicios que desarrollan “Las Habilidades de Comunicación” requeridas, realizando las Rutinas hasta obtener buenos resultados (Habilidades Permanentes). Capacitar también al Personal en El Modelo de Comunicaciones Escritas, para diferentes aplicaciones. 2. Dar seguimiento a las comunicaciones, requerimientos e instrucciones, escritas y verbales para garantizar su cumplimiento y poder otorgar “respuestas” rápidas y oportunas. 3. Asegurar la capacidad de preparar y dar instrucciones y órdenes ejecutivas y/o directivas, su seguimiento y acuse de recibo. 4. Hacer que TODO el personal y ejecutivos entiendan y usen apropiadamente las líneas de comunicación, su relación con los otros puestos, niveles jerárquicos y líneas de mando del Organigrama y las políticas relacionadas. 5. Establecer la política sobre: “lo que un ejecutivo quiere en sus líneas” y “lo que no quiere” y hacer que se cumpla.
La comunicación efectiva trae grandes beneficios para las organizaciones, genera que el trabajo salga “a la primera”, evita retrabajos, confusiones y errores que en ocasiones llegan hasta el cliente.Finalmente, la comunicación cuando es efectiva, Incrementa el bienestar de todo el personal y las actividades diarias fluyen de manera natural y armónica.
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