EL CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE UN CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

Solemos pensar en un Consejo de Administración como una figura única, relacionada con las grandes empresas y los grandes consorcios, pero realmente es un aspecto clave para la consolidación de cualquier tipo de empresa. Incluso puede ser de gran relevancia en pequeñas y medianas empresas, puesto que al tenerse en ellas, en la mayoría de los casos, estructuras organizacionales más simples y flexibles, facilita ampliamente la puesta en práctica y la gestión de un Consejo de Administración.


En este sentido, el Consejo de Administración permite en una Empresa Familiar, separar la actividad diaria de la gestión directiva de la compañía, facilitando la discusión y el análisis de las cuestiones importantes de toda índole, en un foro independiente y diferente y rompiendo con rutinas e inercias históricas y obsoletas, con compromisos familiares que comprometen la rentabilidad y el futuro de la empresa, etc. Estos positivos efectos se incrementan cuando se invitan al Consejo y participan, profesionales independientes, expertos en su campo, ajenos a los intereses de grupos internos y dispuestos a aportar su visión y expertise para lograr la institucionalización plena de la compañía.


¿QUÉ ES UN CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN?

El Consejo de Administración es el máximo órgano de gobierno de una sociedad, en el que los accionistas y propietarios de las empresas delegan su responsabilidad; siendo el Consejo el lugar en el que se toman las decisiones más importantes de la organización, las cuales afectarán sin duda, a los participantes en todos los ámbitos de la empresa. Dichas decisiones conformarán la pauta de funcionamiento de los ejecutivos de la compañía, así como las acciones prioritarias que se tomarán para consolidar su futuro. En ocasiones, principalmente en compañías familiares, se ha percibido al Consejo de Administración como una “obligación” impuesta por la normativa vigente, no obstante, no es una exigencia normativa (ni de la Ley, ni del Estatuto interno de la Compañía), sino que es una herramienta de gestión empresarial de gran trascendencia para la propia organización.



FUNCIONES GENERALES DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

A pesar de que cada una de las empresas tiene sus características y realidades específicas (dimensión, tipo de negocio, ubicación, mercado, etc.) en términos generales los principales cometidos y responsabilidades de un Consejo son los siguientes:


  • Aprobación del Plan Estratégico de la compañía, así como de los aspectos y puntos de cambio en los Objetivos y Estrategias vigentes, a través de la implementación y revisión periódica del propio Plan Estratégico.

  • Control de la ejecución y consecución de los objetivos estratégicos.

  • Establecimiento, Control y Monitoreo de los presupuestos de la compañía y sus proyecciones financieras.

  • Creación de los mecanismos adecuados para obtener información y reportes de la gestión empresarial oportuna, veraz y de calidad.

  • Toma de decisiones sobre inversiones relevantes y/o de la enajenación de equipos y de todo tipo de activos.

  • Operaciones Societarias de cualquier tipo (compraventas, alianzas, fusiones, joint-ventures, etc).

  • Establecimiento de la política de retribución y pago de bonos de los altos directivos.

  • Establecimiento de la política de comunicación e información al accionista.



¿CUÁL ES LA MEJOR ESTRUCTURA PARA OPERAR UN CONSEJO?

No existe una estructura única que sirva para todos los escenarios empresariales. En ocasiones, lo que es apropiado para unos, podría no serlo para otros. Una estructura óptima, tanto desde el punto de vista del tamaño, como de los componentes y proceso operativo del Consejo, se debe establecer a partir de:


1. Número de Integrantes :

No existe un número predefinido de miembros del consejo; sino

que estará en función de las características de cada empresa. No obstante, está claro que una compañía cotizada o grande tendrá un Consejo de Administración más numeroso que una empresa familiar. Desde nuestro punto de vista, en cuanto a una empresa familiar o PYME, un Consejo formado por 4-6 miembros sería lo óptimo.


2. Composición :

En términos generales los Consejos de Administración cuentan con un Presidente, un Secretario y varios Consejeros, los cuales pueden ser tanto accionistas, como consejeros independientes.


FUNCIONAMIENTO DEL CONSEJO

Los objetivos, intereses y metas del Consejo deben ser los mismos de la empresa, ya que ambas instituciones buscan en esencia lo mismo, o sea el éxito, la rentabilidad y el posicionamiento futuro de la organización, a través de la adecuada implementación de su Plan Estratégico (3 – 5 años).

No obstante, no basta con establecer las metas y los objetivos, sino que es necesario definir la vía y las estrategias para poder llegar a ellos, por lo que se deben ir consiguiendo los objetivos intermedios, fijados a una periodicidad inferior (1-2 años), a través de los planes tácticos derivados del Plan Estratégico General.


Desde un punto de vista práctico, para la puesta en marcha de estos objetivos, se propone el siguiente procedimiento:



1. Punto de Partida:

Plan Estratégico de la compañía y el Plan de Acción Táctico Adjunto.



2. Extractar el plan de acción:

De los puntos u objetivos más importantes de la organización a obtener a corto plazo.




3. Redacción de un documento interno:

En el que se especifique cada uno de estos planes y se asigne a un responsable, plazo y presupuesto para cada uno de ellos.



4. Establecimiento de indicadores de control:

Que ayuden a medir el grado de cumplimiento de los objetivos.




Controlar de manera continua, en diversas sesiones, los resultados obtenidos.

La frecuencia de las reuniones del Consejo de Administración varía en función del tipo de negocio y la situación de la compañía. No obstante, la media se situaría entre 4 y 12 reuniones de Consejo anuales. Esas cifras son solo orientativas, dado que el Consejo debe estar dispuesto a realizar sesiones extraordinarias cuando la situación lo requiera.

A pesar de las grandes ventajas organizacionales que ofrecen y la importancia de las responsabilidades del Consejo de Administración, estudios demuestran que el 85% de los altos ejecutivos en México pasan menos de una hora al mes analizando y discutiendo la estrategia y el futuro de la organización, pues dedican la mayor parte de su tiempo atendiendo y resolviendo cosas urgentes y situaciones de conflicto con la clientela.


¿Cuánto tiempo le invierte usted al mes a la estrategia de su empresa?