En esta ocasión, además de desearles que en un año tan especial y cuesta arriba como este 2022 estén teniendo éxito en su gestión empresarial y/o directiva, a pesar de las fuertes presiones financieras que en estos momentos se tienen en el país por las diversas causas conocidas por todos como son: la Pandemia creada por el COVID 19, la impresionante subida de los precios del petróleo, la fuerte presión e inseguridad que genera en todo el mundo la invasión rusa en Ucrania, las constantes alti-bajas en las bolsas de valores mundiales, la tremenda inseguridad en nuestro país, etc., nosotros en CMA Consultores queremos transmitirles un sentimiento de confianza y positivismo, ya que creemos que a lo largo del 2022 habrá también buenas noticias tanto a nivel nacional como mundial, y sobre todo, que en base a la toma de conciencia de la gente pensante en México, ante la grotesca gestión gubernamental de AMLO y la 4ta. T, experimentaremos una importante definición del rumbo que tomará el País en la elección de Revocación de Mandato que se llevará a cabo en el mes de Abril.
En este contexto, nos da mucho gusto presentarles un resumen sobre el nuevo concepto del Coaching Directivo en 3 Minutos, el cual representa sin duda alguna, el entrenamiento tipo coaching en su versión más innovadora y sencilla de aplicar, ya que también es un procedimiento sostenible y efectivo de liderazgo y mejora continua para las empresas de vanguardia.
Entre otras herramientas modernas de dirección de personal, estamos seguros que con el Coaching en 3 Minutos empezarán a surgir los grandes cambios en la empresa, como por ejemplo que el orden de las prioridades quede claro para todos, que la gente esté más consciente de los objetivos de la organización y que el clima laboral y la comunicación interna se conviertan en verdaderos aliados para fortalecer el sentido de pertenencia del trabajador y con ello consolidar el crecimiento y el futuro de la empresa.
EL COACHING EN 3 MINUTOS
CMA les presenta un breve resumen de un nuevo enfoque de Liderazgo que está causando un gran revuelo en todo el mundo corporativo e industrial. Nos referimos al Coaching en 3 minutos, desarrollado por Mamoru Itoh, un reconocido Master Certified Coach en varias empresas japonesas.
Nos llamó fuertemente la atención ya que nos hizo patente que ¡Tres minutos al dia pueden transformar tu organización! Dentro de los conceptos fundamentales que Itoh maneja sobresale la importancia de que el gerente o supervisor aplique un estilo de entrenador o coach y acepte el compromiso de establecer en su modus operandi diario dos clases de tiempo para su gente. Seamos más explícitos.
En nuestros días, la mayoría de nuestros gerentes y supervisores tienen que jugar el doble papel de “jugador” y de “entrenador del equipo”, ya que no sólo tienen que manejar personas y proyectos, sino que también deben realizar sus tareas y cumplir con sus objetivos específicos.
Se les llama “gerentes”, pero como son personalmente responsables del logro de determinados resultados y de la realización de ciertas tareas clave en sus áreas, es comprensible que presionen a su equipo para progresar en estas áreas.
Dado que es difícil medir el desarrollo de sus empleados o de quienes les reportan directamente, la capacidad que tiene un gerente para entrenar y apoyar a los empleados no suele ser muy tomada en cuenta, ni calificada por los Directores como una verdadera virtud ejecutiva.
Como resultado, el entrenamiento y desarrollo del equipo es relegado a un grado de menor importancia. Pero el libro nos hace evidente que si el desempeño de su equipo es bueno por el momento, una empresa sufrirá y con el tiempo incluso fracasará si los empleados no son cuidadosamente entrenados, desarrollados y apreciados como personas. Cuando no existe este tipo de apoyo hacia la gente, asuntos como la alta rotación, la disminución de la calidad en el producto, las fechas límite no cumplidas, la falta de trabajo en equipo y la conducta egoísta tienden a prevalecer.
Es entonces cuando la falta de “management” y coacheo se torna extremadamente obvia.
No cualquiera que esté ocupando la silla de gerente maneja la situación apropiadamente. No obstante, cuando se trata de realizar la labor propiamente gerencial, muchos gerentes En términos prácticos, el gerente no existe si los miembros del equipo no le tienen confianza personal. Las habilidades de un buen gerente deben incluir en buena medida el coaching de los empleados, el manejo de las operaciones y la promoción del buen trabajo de equipo. chocan con un muro porque son incapaces de comunicarse con su equipo.
Desafortunadamente, pocas empresas entrenan a sus gerentes en cómo comunicarse bien con los miembros de su equipo; esta habilidad suele darse por hecho. Más aún, dado que los gerentes han hablado desde una posición de autoridad, la necesidad de comunicación asertivamente dentro de una organización ha sido ignorada en buena medida.
Sin embargo, los tiempos han cambiado. Si los gerentes son prepotentes y hacen alarde de su “autoridad”, los empleados pierden la motivación, se desempeñan pobremente y pronto renunciarán a su trabajo. Estadísticamente, más del treinta por ciento de los empleados nuevos en todo el mundo se irán antes de cumplir dos años en la empresa, con las desagradables consecuencias de esta alta rotación en la calidad y el costo de los productos y sobre todo en la moral del personal que se queda.
Es por todo ésto que el Coaching en 3 minutos se enfoca en hacer que los gerentes de hoy adquieran la habilidad de comunicarse con las personas a su cargo.
¡Tres minutos pueden transformar tu organización! Ya que maneja y facilita el desarrollo de talentos para el futuro. La supervivencia de la compañía depende de ello.
El Coaching en tres minutos es una herramienta que puede ponerse en acción inmediatamente. Para hacerlo, un jefe-coach y un miembro del equipo hablan durante unos dos o tres minutos; el tiempo necesario para hacer que ésto no sea percibido como una carga. Es un método que no sustituye el dar instrucciones, corregir o aclarar dudas al colaborador, sino que está diseñado, probado y confirmado para beneficiar a la empresa aumentando la productividad, tanto del coach como del entrenado. Aunque muchas veces se suele escribir y hablar de las técnicas gerenciales, mucha gente tiene problemas cuando llega el momento de decidir cómo usarlas. Por esta razón el coaching en tres minutos es un método muy simple que da la más alta prioridad a que se conformen “dos tipos específicos de tiempo”:
1. Tiempo para pensar en tus empleados o en quienes te reportan directamente y
2. Tiempo para sostener conversaciones breves y relevantes con ellos.
Si es difícil reservar tres minutos para todos los que te reportan, entonces bastará con un minuto con cada uno. Lo más importante en este método gerencial es reservar tiempo para interactuar con cada miembro del equipo. No hay que preocuparse mucho por cuándo o cómo deben darse estas interacciones.
En el curso de un día laboral normal, los empleados buscan la oportunidad de comunicarse con sus gerentes. Cuando aprendes a ver estas oportunidades, el entrenamiento de los empleados será sorpresivamente efectivo y no será una carga para ninguno de los involucrados. Por supuesto, para maximizar los resultados logrados en estos tres breves minutos, deberás desarrollar gradualmente habilidades para el coacheo. Sin embargo, el primer paso es interactuar y comunicarte con los miembros de tu equipo.
Recuerde que la velocidad de crecimiento de una organización es directamente proporcional al grado de autonomía de cada uno de sus empleados.
Los sistemas y los procedimientos son importantes, pero por sí solos no transformarán una organización corporativa. En ocasiones, las buenas ideas o los planes pueden en sí, dar la ilusión de que tienen el poder de lograr objetivos y de hacer realidad la visión de una empresa. Sin embargo, no son los sistemas sino la gente la que implementa y logra la visión y los objetivos de una compañía. A fin de cuentas, las personas hacen el trabajo y sin ellas las ideas y los planes nunca se hacen realidad. Aunque las aptitudes, los gustos, los deseos y el estilo de trabajo de los miembros del equipo rara vez son tema de las juntas de planeación, es claro que cada persona tiene sus fortalezas y debilidades individuales. Los empleados son seres humanos vivos, así que es natural que sus emociones y deseos impacten en buena medida su trabajo. No es razonable esperar que todos trabajen de manera uniforme, como si fueran robots.
Para una compañía moderna, el trabajo y la comunicación del gerente con los empleados es la piedra de toque que permite que todo funcione en la empresa. Recuerde también que los gerentes exitosos no solucionan los problemas de sus colaboradores, sino que hacen lo posible para que los empleados puedan resolver sus propios problemas.
Los gerentes deben analizar cuidadosamente los recursos necesarios para completar cualquier objetivo, tomar las medidas necesarias para asegurar el éxito, distribuir el trabajo apropiadamente entre los miembros del equipo y monitorear el progreso laboral.
Para cumplir con estas tareas, los gerentes deben crear un ambiente en que los empleados puedan concentrar sus energías en el trabajo y luego conducir revisiones periódicas para asegurarse de que el progreso coincida con lo previsto. Pero también y no menos importante es que los gerentes deben conocer las capacidades y habilidades de cada empleado y crear una situación laboral que permita el éxito del trabajo como un todo.
Por todo lo anterior, los estilos gerenciales tradicionales se están volviendo obsoletos; los líderes ya no pueden usar el poder y la autoridad para obligar al cumplimiento de sus decisiones unilaterales a su gente. Los gerentes de hoy deben disponer de un conjunto de herramientas superiores; necesitan la habilidad para hacer que sus empleados se desarrollen y también deben inspirarlos para que entren en acción.
Una de las habilidades más importantes de todo gerente o supervisor es la capacidad de comunicar. En particular, es importante la capacidad de nutrir a los empleados por medio de una comunicación efectiva.
Cuando se trata de discutir la capacidad de comunicar con efectividad, el coaching se presenta como una idea relevante. En nuestros días, la mayoría de los gerentes tiene algún grado de conocimiento sobre el coacheo. No obstante, lo más probable es que no estén usando ese conocimiento para facilitar el desarrollo de los empleados. ¿Cómo puedes encargarte de la misión de comunicarte e interactuar con los empleados para desarrollar sus capacidades cuando ya estás más que ocupado con tus propios asuntos? Más todavía, ¿cómo puedes mejorar como gerente o adquirir tus propias habilidades en este proceso?
El Coaching en tres minutos, sistema que se desarrolló recientemente, tras muchos años de observar la conducta en las corporaciones, ha sido diseñado con una intención extremadamente práctica para tratar estos asuntos. Se trata de toda una nueva forma de ver las cosas en el campo del liderazgo y del desarrollo del talento. Cuando el coaching en tres minutos se instala como una práctica continua, concentrada y de largo plazo, no sólo los miembros de equipo, sino los gerentes mismos se harán más efectivos.
Cuando se trata de comunicarse con los miembros de equipo, los gerentes suelen preguntarse de qué hablar y cómo hacerlo. Es importante comunicarse, no forzando las cosas, sino más bien permitiendo que la gente saque a relucir los temas por sí misma.
En los momentos de utilizar el coaching de 3 minutos evite hablar unilateralmente o dar órdenes, y escucha lo que tus empleados tienen que decir. No se trata sólo de oír o escuchar, tienes que poner mucha atención... Visita cualquier librería y encontrarás un sinfín de volúmenes de textos de negocios que dan este tipo de consejos sobre métodos y habilidades de comunicación. Obviamente, las habilidades comunicativas son importantes. No obstante, para que esas prácticas echen raíces y sean útiles, los gerentes deben tener el tiempo de hablar con sus empleados. Puede que esto parezca obvio, pero la realidad es que muchos gerentes y supervisores están en una situación en que la comunicación con sus empleados es muy rara y hasta inexistente o bien usada unilateralmente.
Para enfrentar este problema, el coaching en tres minutos se concentra primero y principalmente en reservar tiempo para los empleados y enfatiza la sabiduría que subyace a esta práctica. Reserva tres minutos para tu empleado. Estos tres minutos de conversación no deben limitarse al típico “Ah, por cierto….....”
Debes reservar este tiempo con la intención expresa de hablar con esa persona. Ya veremos más adelante de qué hablarás exactamente y cómo hacerlo; si las condiciones son correctas, la apertura y la conversación son inevitables.
Lo importante es que en realidad te tomes los tres minutos. El solo hecho de reservar tiempo para alguien es un mensaje: “Eres parte importante de este equipo. Espero que crezcas y florezcas aquí y quiero reconocer tu valía y ratificar el valor de tu trabajo.”
El objetivo de la comunicación no sólo consiste en enviar y recibir información. Antes de poder intercambiar información efectivamente, es importante conseguir el reconocimiento mutuo, el entendimiento y la confianza. En otras palabras, el verdadero propósito de la comunicación es desarrollar estas cosas.
Reservar tiempo para un empleado no requiere de hacer una cita o reservar una sala de juntas. Hablar de pie en el pasillo, sentarte junto al escritorio de esa persona, y a veces hasta hablar por teléfono funciona bien. Otro punto importante en el coaching en tres minutos es que no interrumpe el trabajo de la gente y tiene lugar en el transcurso normal del día de trabajo.
Un buen gerente sabe que dependiendo de cómo empiezan la conversación y de su forma de hacer preguntas, sus colaboradores optan por hablar libremente o se ponen en guardia diciendo solo cosas superficiales. Para captar su interés, no debes de buscar decir algo astuto, ni muy agudo, ni tampoco dar un discurso entero.
Cuando alguien regresa de visitar clientes o después de realizar cualquier actividad laboral fuera de la oficina, simplemente podrías preguntarle: “¿Cómo te fue hoy?”
Cuando un empleado esté acostumbrándose a un nuevo puesto o cuando se le hayan asignado nuevas responsabilidades, pregúntale: “¿Te estás acostumbrando a las cosas?” Cuando alguien del equipo esté escribiendo una propuesta, pregunta: “¿Qué tal te está quedando? ¿Cómo crees que la tome el cliente?”
Otras preguntas adecuadas que pueden hacerse para iniciar la sesión del Coaching son:
Me gustaría preguntarte que piensas sobre la visión y la misión de la compañía.
Hay algo que quiero preguntar sobre tu agenda.
Hablemos un poco sobre la comunicación entre nosotros. ¿Cómo crees que podríamos mejorarla?
Me gustaría preguntarte algo sobre tus habilidades comerciales.
Si tienes alguna pregunta sobre tus vacaciones, con mucho gusto lo vemos ahora.
¿Te sientes estresado o cansado?
¿Qué tanto te gusta tu trabajo?
¿Cómo te fue ayer con el nuevo producto que manejaste por primera vez?
¿Tienes algún problema para utilizar la computadora u otras herramientas?
Al final de una conversación de coaching en 3 minutos, basta con decir: “Seguiremos comentando el tema mañana, o bien: Gracias en verdad, fue muy bueno hablar contigo”
Un fundamento principal del entrenamiento o coaching consiste en que juntos pueden observar, escuchar, tocar y entender lo que sucede frente a ustedes, justo en ese lugar y momento. Tomando en cuenta este principio básico, la conversación de coaching en tres minutos brinda oportunidades más que suficientes para obtener una nueva perspectiva.
Recuerda finalmente que la gente está dispuesta a dar más y a trabajar arduamente no por el dinero, ni por el temor, sino gracias a la confianza, la buena comunicación que tiene con su supervisor y a que se siente tomada en cuenta.
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Coaching en 3 minutos
Liderazgo Efectivo Simplificado
AUTOR: Mamoru ITOH
EDITORIAL: Santillana Ediciones Generales, S. A. de C. V.