Para una organización, la mejora continua de su desempeño global debe ser un objetivo permanente. Los métodos para lograrlo pueden ser tan amplios como la variedad de retos a los que se enfrentan las organizaciones, sin embargo, el aspecto de mayor relevancia en el éxito de estos procesos siempre estará en las personas que lo conforman.
En prácticamente todas las organizaciones la gente habla sobre el trabajo en equipo, sobre el desarrollo y gestión de los equipos y sobre todo, de la evolución de sus propios equipos de trabajo, pero pocos entienden cómo crear la positiva experiencia de trabajar en equipo o la forma de desarrollar un equipo eficaz.
El sentido de pertenencia a un equipo, en el sentido más amplio, es el resultado de sentirse parte de algo más grande que uno mismo.
Tiene mucho que ver con la comprensión de la visión, misión y objetivos de su organización. En un entorno orientado al logro de las metas del equipo, usted contribuye al éxito general de la organización. Usted trabaja con otros miembros de la organización para producir estos resultados. A pesar de que cada persona tiene una función específica de trabajo y que pertenece a un departamento en particular, está unificada con otros miembros de la organización para lograr las metas generales, los objetivos de orden superior de la organización.
El cuadro más grande debe impulsar sus acciones, debe existir la definición de servir a la gestión mayor, a la relacionada con los intereses estratégicos de la organización. Es necesario diferenciar este sentido holístico del trabajo en equipo, de la tarea de desarrollar un equipo eficaz que se forma para lograr un objetivo específico. La gente por lo general confunde los dos objetivos de formación de equipos.
Es por ello que muchos seminarios de “team building”, reuniones, retiros y actividades enfocadas al tema se consideran fracasos por parte de sus participantes.
Los líderes no lograron definir al equipo que querían construir. Desarrollar un sentido global de trabajo en equipo y del espíritu de colaboración que ésto implica en toda la organización, es diferente de la construcción de un equipo de trabajo eficaz, tomando en cuenta los principios básicos de la formación de equipos exitosos.
Directivos, gerentes y miembros del personal de la organización, universalmente exploran todo el tiempo formas de mejorar los resultados del negocio y su rentabilidad. Muchos lo han realizado formando equipos basados en su visión empresarial, con una organización y estructuras horizontales como el mejor diseño para la participación de todos los empleados en la creación del éxito empresarial.
Modelo para desarrollar equipos eficaces
No importa cómo llame usted a su enfoque a la mejora de su empresa, el cual esté basado en el esfuerzo global de todo su equipo: mejora continua, calidad total, producción ajustada o equipos de trabajo autodirigidos, usted se está esforzando para mejorar los resultados y el valor de su producto o servicio para los clientes. Pocas organizaciones, sin embargo, están totalmente satisfechas con los resultados de los esfuerzos de mejora que el equipo produce. Si sus esfuerzos de mejora en equipo no están a la altura de sus expectativas, la lista de puntos de auto-diagnóstico que aquí incluímos puede ayudarlo y decirle por qué.
El trabajo en equipo con gran éxito, que desarrolla equipos de trabajo eficaces y enfocados, requiere la atención a cada uno de los siguientes aspectos:
1. Expectativas claras:
¿La Dirección o el liderazgo ejecutivo ha comunicado claramente sus expectativas para el desempeño del equipo y los resultados esperados?
¿Los miembros del equipo entienden para qué se creó el equipo?
¿La organización está demostrando constancia en el propósito de apoyar al equipo con los recursos clave que se requieran, como son por ejemplo las personas, el tiempo y su flujo de efectivo?
¿El trabajo del equipo recibe suficiente atención y el interés de los líderes ejecutivos como una prioridad, en términos de tiempo, el análisis, la revisión de resultados, etc, para enfocar al equipo y dirigir su camino?
2. Contexto:
¿Los miembros del equipo entienden por qué están participando en el equipo?
¿Entienden cómo la estrategia de conformar y utilizar a los equipos ayudará a la organización a cumplir sus objetivos del negocio?
¿Pueden los miembros del equipo entender y definir la importancia de su trabajo en equipo para el logro de los objetivos corporativos?
¿Entiende el equipo dónde su trabajo se ubica en el contexto general de los objetivos de la organización, las políticas, su visión y valores?
3. Compromiso:
¿Los miembros del equipo quieren ser parte del equipo?
¿Los miembros del equipo sienten que la misión del equipo es importante?
¿Los miembros se comprometieron a llevar a cabo la misión del equipo y a alcanzar los resultados esperados?
¿Los miembros del equipo perciben su servicio y resultados como valiosos para la organización y para sus propias carreras?
¿Los miembros del equipo anticipan el reconocimiento de sus contribuciones?
¿Los miembros del equipo esperan que sus habilidades crezcan y se desarrollen aún más en el equipo?
¿Los miembros del equipo se encuentran entusiasmados y desafiados por la oportunidad que les brinda el equipo?
4. Competencia:
¿El equipo siente que tiene a la gente adecuada participando? (A modo de ejemplo, al enfocarse en la mejora de los procesos, ¿está cada etapa del proceso representada en el equipo?)
¿El equipo siente que sus miembros tienen el conocimiento, la habilidad y la capacidad para resolver los problemas para los cuales se formó el equipo? Si no es así, ¿tiene el equipo acceso a la ayuda que necesita?
¿El equipo siente que tiene los recursos, estrategias y apoyo necesarios para cumplir su misión?
5. Carta Abierta:
¿El equipo ha tomado como propia la responsabilidad asignada y ha diseñado su propia misión, visión y estrategias para lograrlas?
¿El equipo ha definido y comunicado sus objetivos, los resultados previstos y la contribución que espera aportar, sus programas y líneas de tiempo, así cómo también como se van a medir los resultados de su trabajo y el proceso de la planeación y selección seguido para cumplir sus metas y tareas?
6. Control:
¿El equipo tiene suficiente libertad y autonomía para sentir la autoridad y la participación necesarias para cumplir con sus normas? Al mismo tiempo, ¿los miembros del equipo entiendan claramente sus límites?
¿Hasta dónde pueden ir los miembros en la búsqueda de soluciones? ¿Las limitaciones (por ejemplo, los recursos monetarios y el tiempo) se definen al inicio del proyecto, antes de que el equipo experimente obstáculos, tropiezos y revisiones?
¿Los reportes e informes del equipo y su responsabilidad son entendidos por todos los miembros de la organización? ¿La organización ha definido la autoridad y grado de libertad del equipo?
¿Hace recomendaciones para llevar a cabo su plan de trabajo?
¿Existe un proceso de revisión definido para que el equipo y la organización estén alineados constantemente con la dirección y el propósito?
¿Los miembros del equipo son conjuntamente responsables de los plazos de los proyectos, compromisos y resultados?
7. Colaboración:
¿Los miembros del equipo comprenden el proceso y las etapas de desarrollo de un grupo?
¿Los miembros del equipo trabajan juntos con eficacia interpersonal? ¿Todos los miembros del equipo entienden los roles y responsabilidades de los demás miembros?
¿Los jefes de equipo pueden resolver los problemas, las mejoras, la fijación de metas del proceso y su medición de forma conjunta?
¿El equipo ha establecido normas o reglas de conducta de sus miembros en áreas tales como la resolución y el manejo de conflictos, la toma de decisiones por consenso y el cumplimiento de su gestión?
¿El equipo está utilizando una estrategia adecuada para llevar a cabo su plan de acción?
8. Comunicación:
¿Los miembros del equipo tienen claridad respecto a la prioridad de sus tareas?
¿Hay un método establecido en el equipo para dar información y recibir retroalimentación sobre su desempeño?
¿La organización proveé información importante del negocio con regularidad?
¿Los equipos comprenden el contexto completo de su razón de ser?
¿Los miembros del equipo tienen comunicación clara y precisa con los demás?
¿Los miembros del equipo aportan diversas opiniones a la mesa? ¿Son necesarios los conflictos planteados y tratados?
9. Innovación Creativa:
¿La organización está realmente interesada en el cambio?
¿Se valora el pensamiento creativo, las soluciones consensadas y las nuevas ideas?
¿Se recompensa a las personas que toman riesgos razonables para hacer mejoras? O bien por el contrario, ¿Se premia a las personas que encajan y mantienen el status quo? ¿Proporciona la organización la formación, la educación y el acceso a nuevos contenidos y a capacitación de vanguardia para estimular el pensamiento creativo?
10. Consecuencias:
¿Los miembros del equipo se sienten responsables y rinden cuentas de los logros de su propio equipo?
¿Son recompensados y reconocidos cuando los equipos tienen éxito? ¿Se acepta el riesgo razonable en la organización?
¿Los miembros del equipo pasan el tiempo señalando fallas en lugar de resolver los problemas?
¿La organización está diseñando sistemas de recompensa que reconocen tanto el rendimiento individual como en equipo?
¿La organización planea compartir las ganancias y una mayor rentabilidad con el equipo y los contribuyentes individuales?
¿Pueden los contribuyentes ver su impacto en el aumento del éxito de la organización?
11. Coordinación:
¿Los equipos son coordinados por un equipo líder central que ayuda a los grupos a aprender y obtener lo que necesitan para tener éxito?
¿Se han previsto las prioridades y la asignación de recursos entre los departamentos?
¿Los equipos entienden el concepto de cliente interno (el próximo proceso), o sea cualquier persona a quien le ofrecen o entregan un producto o un servicio?
¿Los equipos tienen funciones cruzadas y multi-departamentales y trabajan juntos de manera efectiva?
¿La organización desarrolla una orientación centrada en el cliente y se aleja del pensamiento departamental tradicional?
12. Cambio Cultural:
¿La organización reconoce al equipo en base a su nivel de colaboración y potencial de desempeño (lo que permite sostener que la cultura organizacional a implantar será diferente a la tradicional)?
¿La organización planea la forma en que recompensa, reconoce, evalúa, desarrolla, motiva y dirige a la gente que emplea?
¿El plan de la organización utiliza y aprovecha las fallas para convertirlas en aprendizaje y apoya el tomar riesgos razonables?
¿Reconoce la organización que más se puede cambiar para apoyar mejor a sus equipos y convertirlos en equipos de alto desempeño?
Deseamos que propietarios, directivos, jefes y miembros del personal de toda organización, exploren éstas y otras muchas formas de mejorar los resultados de su empresa y con ello su permanencia exitosa en el mercado y desde luego su productividad y rentabilidad.
Muchos ya lo están intentando, realizando esfuerzos basados en la nueva visión global de su negocio, con una organización coacheada, dirigida y enfocada a lograr la participación comprometida y la aportación genuina y consistente de todos los empleados, generando así un espíritu de equipo colectivo que permita la sustentación y mejora del éxito empresarial de sus organizaciones.
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